Meetingselect - Hoe schrijf je een effectieve RFP uit naar evenementenlocaties?

Email

  • uk English
  • uk English
  • nl Nederlands
  • fr Français
  • es Español
  • pt Português
  • de Deutsch
  • pt-br Braziliaans Portugees

Our blog


Het verzenden en verzenden van succesvolle RFP's naar evenementenlocaties kan een uitdagend en tijdrovend proces zijn. (Alsof alle voorbereidingen voor het event zelf niet al stresvol genoeg zijn, toch?)

Je wilt niet alleen de beste evenementenlocaties vinden? Je wilt ook een goede relatie opbouwen met de leverancier en een geweldige ervaring voor alle deelnemers creëren. En dat alles binnen de beperkingen van een superstrak budget.

Om je te helpen, hebben we enkele tips opgesteld over hoe je een succesvolle RFP voor evenementenlocaties kunt opstellen, zonder door de bomen het bos niet meer te zien.

Waar bestaat een Locatie RFP voor events uit? 
De sleutel tot het selecteren van de  perfecte locatie voldoet aan de verwachtingen dat het publiek heeft omtrent de beleving van het event. Als je een geavanceerde planner bent, gaan jouw eisen veel verder dan locatie, beschikbaarheid en parkeerplaatsen.

Hoewel die stukken belangrijk zijn, moet je ook andere dimensies beschouwen. RFP's kunnen je helpen uw behoeften structureel te structureren en potentiële leveranciers te vinden die aan die behoeften voldoen.

Door een Request for Proposals (RFP) te verzenden naar een vooraf geselecteerde shortlist van hotels of locaties, toont u interesse in het kopen van een scala aan diensten (bijvoorbeeld het betrekken van hotelkamers, unieke vergaderruimtes, evenemententechnologie en voedsel en drank).

In ruil voor jouw verzoek kunnen geïnteresseerde locaties dan deelnemen aan jouw RFP en hun prijsvoorstellen en aanbiedingen aan u terugzenden.

De kwaliteit van jouw eerste verzoek om voorstellen (RFP) kan de kwaliteit van de antwoorden enorm beïnvloeden.

Als je jouw eisen omtrent het event op een gestructureerde manier verstuurt, is het niet alleen gemakkelijker voor je om de antwoorden die je terugkrijgt te vergelijken, het helpt ook om een ​​goede beslissing te nemen met welke locatie je wilt werken.

Je kunt ook overwegen een RFP te verzenden als je voor de eerste keer een vergadering plant op een nieuwe bestemming om een ​​overzicht van de markt te krijgen. Of misschien ben je ontevreden over je vorige keuze en probeer je nu een nieuwe stad.

Het opbouwen van vruchtbare relaties met locaties en leveranciers is cruciaal. Het is niet leuk om de ene locatie tegen de andere te 'putten' omwille van lagere kosten.

Maar wacht even ... voordat je dit artikel doorspant, de telefoon aanraakt om data te bepalen, een e-mail schrijft naar je favoriete locatie of een online venue database gebruikt, delen we enkele belangrijke strategische punten om eerst goed te overwegen:

Jouw evenement & amp; Vergaderdoelen
Event Venue RFP - Event & amp; Vergaderingsdoelen

1. Vertel eerst jouw verhaal
Locaties roepen emoties op, brengen mensen samen en weerspiegelen het merk en de ethos van jouw evenement. De locatie is het centrale podium dat je verhaal vertelt. Begin met je evenement & amp; doelen behalen en je "Waarom" in de eerste plaats:

  • Welk type evenement organiseer je?
  • Wat is de visie, onderwerp en doelstelling voor het evenement?
  • Is dit de eerste keer dat u het evenement uitvoert?
  • Wat is er uniek aan je evenement?
  • Welke ambiance en uitstraling & amp; waar hoop je op?
  • Wat is de website voor het event?
  • Wat is het verwachte formaat, bijvoorbeeld eendaagse conferentie met 6 breakout-sessies voor en na de lunch en 's avonds een galadiner?
  • Wat is jouw reden om de stad of bestemming te kiezen?
  • Waarom is dit belangrijk? U wilt dat de locaties enthousiast worden over de mogelijkheid om een ​​evenement te hosten en mogelijke co-marketingmogelijkheden.

    2. Wie is je doelgroep?
    • Wat is het minimum en maximum aantal deelnemers dat je verwacht voor het evenement?
    • Wat is het demografische profiel van de doelgroep?
    • Waarom is dit belangrijk? Als jouw doelgroep overeenkomt met het ideale publiek van de locatie, kan dit je helpen betere prijzen te bedingen.

      Probeer zo veel mogelijk informatie over je evenement te geven. Dit stelt de locatie in staat om nauwkeurig te citeren en helpt ook om het grotere geheel te begrijpen voor mogelijke co-marketingmogelijkheden.

      3. De basisbehoeften van je evenement
      Als je eenmaal hebt WAAROM, laten we de basisbegrippen niet vergeten. Het is altijd goed om een ​​referentie op te nemen in jouw e-mail of voorstelbrief. Breng de locatie op de hoogte van de deadline voor antwoorden en hoe de antwoorden moeten worden teruggestuurd.

      Let op: vaak proberen locaties grote e-mailbijlagen te verzenden met menu's, afbeeldingen of brochures die kunnen eindigen in spam. Wees duidelijk
Sorry, er is een foutmelding Meetingselect verbind je met inspirerende vergaderlocaties en congreshotels wereldwijd | Bespaar tot 25% Boek, manage en track meetings online. Specialist in Meeting & Event Management. OK