Meetingselect - Blogs

Email

  • uk English
  • uk English
  • nl Nederlands
  • fr Français
  • es Español
  • pt Português
  • de Deutsch
  • pt-br Braziliaans Portugees

Blogs

Nieuws uit de meetings & eventsmarkt


Het verzenden en verzenden van succesvolle RFP's naar evenementenlocaties kan een uitdagend en tijdrovend proces zijn. (Alsof alle voorbereidingen voor het event zelf niet al stresvol genoeg zijn, toch?)

Je wilt niet alleen de beste evenementenlocaties vinden? Je wilt ook een goede relatie opbouwen met de leverancier en een geweldige ervaring voor alle deelnemers creëren. En dat alles binnen de beperkingen van een superstrak budget.

Om je te helpen, hebben we enkele tips opgesteld over hoe je een succesvolle RFP voor evenementenlocaties kunt opstellen, zonder door de bomen het bos niet meer te zien.

Waar bestaat een Locatie RFP voor events uit? 
De sleutel tot het selecteren van de  perfecte locatie voldoet aan de verwachtingen dat het publiek heeft omtrent de beleving van het event. Als je een geavanceerde planner bent, gaan jouw eisen veel verder dan locatie, beschikbaarheid en parkeerplaatsen.

Hoewel die stukken belangrijk zijn, moet je ook andere dimensies beschouwen. RFP's kunnen je helpen uw behoeften structureel te structureren en potentiële leveranciers te vinden die aan die behoeften voldoen.

Door een Request for Proposals (RFP) te verzenden naar een vooraf geselecteerde shortlist van hotels of locaties, toont u interesse in het kopen van een scala aan diensten (bijvoorbeeld het betrekken van hotelkamers, unieke vergaderruimtes, evenemententechnologie en voedsel en drank).

In ruil voor jouw verzoek kunnen geïnteresseerde locaties dan deelnemen aan jouw RFP en hun prijsvoorstellen en aanbiedingen aan u terugzenden.

De kwaliteit van jouw eerste verzoek om voorstellen (RFP) kan de kwaliteit van de antwoorden enorm beïnvloeden.

Als je jouw eisen omtrent het event op een gestructureerde manier verstuurt, is het niet alleen gemakkelijker voor je om de antwoorden die je terugkrijgt te vergelijken, het helpt ook om een ​​goede beslissing te nemen met welke locatie je wilt werken.

Je kunt ook overwegen een RFP te verzenden als je voor de eerste keer een vergadering plant op een nieuwe bestemming om een ​​overzicht van de markt te krijgen. Of misschien ben je ontevreden over je vorige keuze en probeer je nu een nieuwe stad.

Het opbouwen van vruchtbare relaties met locaties en leveranciers is cruciaal. Het is niet leuk om de ene locatie tegen de andere te 'putten' omwille van lagere kosten.

Maar wacht even ... voordat je dit artikel doorspant, de telefoon aanraakt om data te bepalen, een e-mail schrijft naar je favoriete locatie of een online venue database gebruikt, delen we enkele belangrijke strategische punten om eerst goed te overwegen:

Jouw evenement & amp; Vergaderdoelen
Event Venue RFP - Event & amp; Vergaderingsdoelen

1. Vertel eerst jouw verhaal
Locaties roepen emoties op, brengen mensen samen en weerspiegelen het merk en de ethos van jouw evenement. De locatie is het centrale podium dat je verhaal vertelt. Begin met je evenement & amp; doelen behalen en je "Waarom" in de eerste plaats:

  • Welk type evenement organiseer je?
  • Wat is de visie, onderwerp en doelstelling voor het evenement?
  • Is dit de eerste keer dat u het evenement uitvoert?
  • Wat is er uniek aan je evenement?
  • Welke ambiance en uitstraling & amp; waar hoop je op?
  • Wat is de website voor het event?
  • Wat is het verwachte formaat, bijvoorbeeld eendaagse conferentie met 6 breakout-sessies voor en na de lunch en 's avonds een galadiner?
  • Wat is jouw reden om de stad of bestemming te kiezen?
  • Waarom is dit belangrijk? U wilt dat de locaties enthousiast worden over de mogelijkheid om een ​​evenement te hosten en mogelijke co-marketingmogelijkheden.

    2. Wie is je doelgroep?
    • Wat is het minimum en maximum aantal deelnemers dat je verwacht voor het evenement?
    • Wat is het demografische profiel van de doelgroep?
    • Waarom is dit belangrijk? Als jouw doelgroep overeenkomt met het ideale publiek van de locatie, kan dit je helpen betere prijzen te bedingen.

      Probeer zo veel mogelijk informatie over je evenement te geven. Dit stelt de locatie in staat om nauwkeurig te citeren en helpt ook om het grotere geheel te begrijpen voor mogelijke co-marketingmogelijkheden.

      3. De basisbehoeften van je evenement
      Als je eenmaal hebt WAAROM, laten we de basisbegrippen niet vergeten. Het is altijd goed om een ​​referentie op te nemen in jouw e-mail of voorstelbrief. Breng de locatie op de hoogte van de deadline voor antwoorden en hoe de antwoorden moeten worden teruggestuurd.

      Let op: vaak proberen locaties grote e-mailbijlagen te verzenden met menu's, afbeeldingen of brochures die kunnen eindigen in spam. Wees duidelijk
Het Nederlandse Bureau voor Toerisme en Congressen gaat een strategische samenwerking aan met Meetingselect, bekend van één van de meest succesvolle corporate booking tools ter wereld. Wanneer meeting planners via het NBTC een hotel of vergaderlocatie zoeken of een groepsreservering willen maken, krijgen ze direct toegang tot de volledige database van Meetingselect, waar nagenoeg alle Nederlandse vergaderaccomodaties op één plek zijn te vinden. Mooie bijkomstigheid voor de preferred partners van het NBTC is dat zij daarbij als eerste naar voren komen.

Eén van de doelstellingen van NBTC Holland Marketing is Nederland op de kaart zetten als aantrekkelijke bestemming voor zakelijke bijeenkomsten en congressen. Veel internationale event & meeting planners gebruiken het platform van NBTC dan ook voor het zoeken van accomodaties en vergaderlocaties in Nederland. Door een slimme, technische integratie met de database van Meetingselect, waarin nagenoeg alle hotels, congrescentra en vergaderlocaties in Nederland zijn te vinden, is het aanbod dat NBTC meeting planners kan bieden nu compleet. Via het platform heeft deze doelgroep eveneens toegang tot de vele aanvullende meeting services die Meetingselect biedt.

Toegevoegde waarde
”Wij hadden behoefte aan een compleet overzicht van venues en aanverwante diensten, als extra service voor internationale meeting planners,” zegt Eric J.A.M. Bakermans, Director Marketing Meetings, Conventions & Events van NBTC. ”We hebben ervoor gekozen om onze krachten te bundelen met Meetingselect, zij hebben nu eenmaal het best ingevoerde venue finder systeem van Nederland. Bovendien werkt het tweeledig: enerzijds ontsluiten we de Nederlandse meeting markt voor meeting planners en kunnen ze gebruik maken van de database via ons platform. Anderzijds bieden wij onze preferred partners de service dat zij als eerste naar voren komen bij een relevante zoekopdracht. Zeker voor hotels, congrescentra, DMC’s en de stedelijke congresbureaus die internationaal opereren, heeft die extra aandacht een enorme toegevoegde waarde.”

Extra volume
Judith Huisman, managing director Meetingselect: ”We zijn vereerd dat het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen voor de online venue sourcing en meeting booking tool van Meetingselect heeft gekozen. Het NBTC heeft waardevolle partners met wie Meetingselect ook al jaren een nauwe relatie heeft, dus dat versterkt elkaar. Meetingplanners die de Meetings & Conventions website van het NBTC bezoeken, kunnen nu overal in Nederland congres -en vergaderlocatieslocaties zoeken en boeken. Via onze slimme interface en API oplossing voor CVB’s kunnen wij extra volume naar de voorkeurslocaties van het NBTC sturen. Deze voorkeurslocaties zijn te herkennen aan de welbekende oranje tulp.

Over Meetingselect
Meetingselect is al meer dan tien jaar dé booking tool voor het eenvoudig zoeken en boeken van inspirerende vergaderlocaties en hotels wereldwijd en het beheren van externe vergaderkosten. Dit gebeurt door middel van een slimme, corporate booking tool waar een state-of-the-art technologie achter zit zodat bedrijven veel efficiency en besparingen realiseren. Ook is Meetingselect expert op het gebied van strategisch meeting management en koopt in voor bedrijven.

Het bedrijf is in de loop der jaren uitgegroeid tot een toonaangevende speler in de (inter)nationale MICE-markt en tech industry en won talloze prijzen. Meetingselect werd in 2017 genomineerd als EY Emerging Entrepreneur of the Year en behoort al vijf jaar op rij tot de Deloitte Tech Fast 50, waardoor Meetingselect is uitgeroepen tot Most Sustainable Grower 2017 in deze prestigieuze lijst. Sinds januari 2018 maakt Meetingselect deel uit van The Event Tech Tribe, een internationaal platform op het gebied van event technology services.
 
Meetingselect, bekend van haar corporate online booking tool voor het boeken van vergaderlocaties en congreshotels én leverancier van één van 's werelds grootste onafhankelijke database van vergaderruimtes en eventlocaties gaat internationaal uitbreiden. Het Nederlandse bedrijf opent deze maand een kantoor in Brussel én deze zomer in New York. 
 
Ambities op Amerikaanse markt 
Meetingselect, gevestigd in Naarden, heeft grootse internationale ambities. Het bedrijf biedt wereldwijd meer dan 100.000 vergader- en congreslocaties aan via haar corporate booking tool, maar opereerde tot voor kort met name in de Europese MICE-markt. Met de opening van een kantoor in New York komt daar nu verandering in. Judith Huisman, MD Meetingselect: “We hebben ons de laatste jaren vooral gefocust op de Europese markt, maar krijgen ook vanuit de VS steeds meer aanvragen. Die groeitendens is zo sterk, dat we hebben besloten een kantoor in de VS te openen. Zo kunnen we ook onze Amerikaanse klanten optimaal bedienen. Het product – de corporate booking tool - en de geïntegreerde services die we bieden zijn ijzersterk. Bovendien zijn we onlangs lid geworden van The Event Tech Tribe, een Amerikaans platform op het gebied van event technologie. Dat heeft onze positie in de VS flink versterkt.” 
 
Uitbreiding naar België 
Dichterbij huis, maar minstens zo relevant, is de Belgische MICE-markt. Om de huidige en toekomstige klanten hier zo efficiënt mogelijk van dienst te kunnen zijn, zijn er twee leden aan het Meetingselect team toegevoegd die vanuit Brussel gaan opereren. Lise Vanwalleghem (meeting planner) en Lieselot Vijncke (sales manager), die elkaar nog kennen uit de branche, kijken ernaar uit om de Belgische markt te veroveren. Vijncke: “Omdat ik jarenlang als sales manager en daarna als inkoper bij diverse hotelketens heb gewerkt, heb ik een groot netwerk. Dat vormt om te beginnen een stevige basis. Het boeken gaat hier nog niet standaard online, daar zien wij kansen. Juist met de unieke tool van Meetingselect wordt het leven van zowel meeting planners als hotels en meeting venues een stuk kosten- en tijdsefficiënter.” 
 
Over Meetingselect
Meetingselect is al meer dan tien jaar dé booking tool voor het eenvoudig zoeken en boeken van inspirerende vergaderlocaties en hotels wereldwijd en het beheren van externe vergaderkosten. Dit gebeurt door middel van een slimme, corporate booking tool waar een state-of-the-art technologie achter zit zodat bedrijven veel efficiency en besparingen realiseren. Ook is Meetingselect expert op het gebied van strategisch meeting management en koopt in voor bedrijven. 
 
Nominaties & samenwerkingen
Het bedrijf is in de loop der jaren uitgegroeid tot een toonaangevende speler in de (inter)nationale MICE-markt en tech industry en won talloze prijzen. Meetingselect werd in 2017 genomineerd als EY Emerging Entrepreneur of the Year en behoort al vijf jaar op rij tot de Deloitte Tech Fast 50, waardoor Meetingselect is uitgeroepen tot Most Sustainable Grower 2017 in deze prestigieuze lijst. Sinds januari 2018 maakt Meetingselect deel uit van The Event Tech Tribe, een internationaal platform op het gebied van event technology services. 
 

Sorry, er is een foutmelding Meetingselect verbind je met inspirerende vergaderlocaties en congreshotels wereldwijd | Bespaar tot 25% Boek, manage en track meetings online. Specialist in Meeting & Event Management. OK