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Einblicke in unsere Produkte und Neuigkeiten in der Meeting- und Event-Markt

Sending and submitting successful event venue RFPs can be a tedious and time consuming process. (As if event planning wasn't stressful enough, right?)

You not only want to find the best event venues for your needs, you also want to establish a good relationship with your supplier and create an amazing experience for your attendees.
And all of that within the constraints of your super tight event budget.

To help you out, we've created some tips on how you can create a successful event venue RFP without loosing your mind.

What is an Event Venue RFP?
Selecting the perfect venue that tells your event story & meets the requirements of your audience is key. If you're a sophisticated planner, your requirements go far beyond location, availability and parking spaces available.

While those pieces are important, you need to consider other dimensions as well. RFPs can help you logically structure your needs and find potential suppliers that match that needs.

By sending out a Request for Proposals (RFP) to a pre-selected shortlist of hotels or venues, you're showing interest in buying a range of services (e.g. sourcing hotel guest rooms, unique meeting spaces, event technology, and food & beverage).

In exchange to your request, interested venues might then participate in your RFP and submit their pricing proposals and offers back to you.

The quality of your initial request for proposals (RFP) can hugely influence the quality of the responses.

If you send out your event requirements in a structured way, it's not only easier for you to compare the responses that come back to you, it also helps making a fair decision which venue you want to work with.

You might also consider sending out an RFP if you're planning a meeting at a new destination for the first time to get an overview of the market. Or maybe you've been unsatisfied with your previous choice and are now trying a new city.

Building fruitful relationships with venues and suppliers is crucial. It's not nice to 'pit' one venue against the other for the sake of driving costs down.

But wait...before you scan through this article, hit the phone to arrange dates, write an email to your favourite venue, or use an online venue database, here are some important strategic points to consider first:

Your Event & Meeting Goals
Event Venue RFP - Event & Meeting Goals

1. Tell Your Story First
Venues evoke emotions, bring people together, and reflect your event's brand and ethos. The venue is the center stage which tells your story. Start with your event & meeting goals and your "Why" in the first place:

  • What type of event are you organising?
  • What's your vision, topic, and objective for your event?
  • Is this the first time you're running the event?
  • What's unique about your event?
  • What ambiance and look & feel are you hoping for?
  • What's the event website?
  • What is the anticipated format, e.g. one day conference with 6 breakout sessions before and after lunch and a gala dinner in the evening?
  • What's your reason for choosing the city or destination?
  • Why is this important? You want the venues to get excited about the opportunity to hosting an event and potential co-marketing opportunities.

2. Who is your target audience?
  • What is the minimum and maximum number of attendees you're anticipating for your event?
  • What's the demographic profile of your target audience?
  • Why is this important? If your target audience matches the ideal audience of the venue, it might help you negotiate better rates.

Try to give as much information about your event as possible. This enables the venue to quote accurately and also helps to understand the bigger picture for potential co-marketing opportunities.

3. Your Event Basic Needs
Once you have your WHY, let's not forget the basics. It's always good to include a reference in your email or proposal letter. Let the venue know about the deadline for responses and how the responses should be returned.

Be aware: Often, venues try to send large email attachements with menus, images, or brochures, which can end up in spam. Be clear and transparent and only ask for the information you need.

To be entirely respectful, also include when the decision will be made and how the venues will be informed. Remember, it's a partnership based on respect. 

Don't forget:
Dates and times for the event
  • When will you set up and how long will you need?
  • When will you breakdown (not mentally)?
  • What's the arrival pattern from attendees?
  • Do you need sleeping rooms? If yes, how many room nights?
  • Do you require early access on the day of the event?
  • Identify Meeting Space Requirements & Accessibility
  • Event Venue RFP - Meeting Space Requirements

Although, not always easy, try to identify your meeting space requirements the best you can. If you've hosted a previous event, look a the historic attendance level and then ensure you ask the venue about the maximum capacities in both, the main and breakout rooms.

Questions to think about:
  • What's the main room for your event?
  • Where can breakout sessions take place?
  • Where is the registration area?
  • What's the distance between the rooms? Are they all easily accesible?
  • Can the venue provide floor plans?
  • Where is the cloakroom?
  • Where will you have your organisers office?
  • Where is the exhibition area?
  • Is parking included?
  • What's the distance between your preferred location and/or nearest airport / train station.
  • Why is this important? Room rental is typically based on the capacity and has a minimum food & beverage spend requirements if you decide to go with the venue's in-house catering.

Your Food & Beverage Options
Venues love sharing their incredible catering menus. But too often, these don't match your needs, budgets or are simply boring.

It's not wrong to ask the venue about your preferred food choices. Maybe you're looking for a special theme or have a large group in your audience who can't eat Gluten, are Vegan, or Halal.

Tech, Wifi & AV Requirements
Event Venue RFP - Tech, Wifi & AV Requirements

Try to be as specific as possible when mentioning your tech, wifi, and AV requirements. What setup and equipment is required. For example: "We need a laptop and projector in the main room and all breakout rooms.

We anticipate a panel on the main stage with 6 participants. We require a PA system, 4 lapel mics and 2 handheld mics or a Catchbox.

Venue wifi is known to be flakey (at least in some properties). The main question for you to ask is if you need dedicated access with your own password or if delegates will use the public venue wifi.

Tip: For your site inspection, always make sure you run a Wifi test on your own device. Login to the venue's wifi and run a speed test.

Other Important Questions to Ask
Below are some other important questions you should ask. In addition, Event Manager Blog has put together an amazing and comprehensive event venue checklist which you should definitely check out.

  • What is the payment schedule and terms & conditions?
  • What is the attrition rate for room nights?
  • Is there commission payable for you (if you're an agency)
  • Can the venue block a specific range of dates for you until you've made a decision?
  • What is the best way of communicating with the venue?
  • Are there further opportunities for co-marketing & promotion?
The venue - event planner relationship is based on trust and respect. Be clear about your objectives, tell your event's story and don't forget these all important questions when writing your next venue RFP.

What are your considerations when creating an event venue RFP? Let us know in the comments or via Twitter at @meetingselect.

Event technology collaborative, The Event Tech Tribe is kicking off theNew Year with an announcement that their family of best-in-craft event tech suppliers has grown. Venue booking software, Meetingselect is to become the seventhmember of the Tribe, which has seen a huge surge in popularity over the past 12months as a result of their unique approach to the event technology ecosystem,recently being named one of the Top 10 Meetings Innovations of the Year.

Established in 2007, Meetingselect iscurrently recognised as the world's largest independent meetings distributionsystem and online venue booking tool.The Netherlands based company will be integrating with all existingTribe products as a part of the expanding suite of integrated solutionsoffered.

The award winning venue booking softwarecertainly meets the ‘best-in-craft’ standard required to join the Tribe. Notonly have they received numerous awards recognising them technically but theirpeople also personify the best-in-craft philosophy. “Of course we’re 100% committed to creating the newest technology in our niche, but we spend a greatdeal of time building deep relationships and direct connections with our venue partners getting the best response times in the market,” explainedMeetingselect co-founder, Judith Huisman, who is listed as the number 1 femaleentrepreneur in the Deloitte fast50 alongside her co-founder Anouk Roohé. “Our long history in thehospitality industry means we understand planner and marketer requirements innately, and love to help them solve what’s typically their first challenge,sourcing the best venue and giving them access to numerous datam duty of care solutions, meeting policies, reporting systems, loading preferred partners andmany other options.

The Event Tech Tribe soared in popularitythroughout 2017 as a result of its unique balance of independence andcollaboration. Now working with over 500 customers, they carefully curateapplications to join the Tribe ‘family’ to ensure the experience for plannersis optimum. “Building everything, trying to be all things to all people, is notthe future of software in general,”explained founding Tribe leader, Leonora Valvo of Swoogo. “We’ve always felt thatplanners shouldn’t have to compromise on tech just to get systems that workwell together - or navigate complex platforms to create integrationsthemselves. Having a world class venue booking tool like Meetingselect in ourtech stack further rounds out the offer for planners wanting options outside ofthe old school all-in-one tools,” continued Valvo.

Das erste Halbjahr 2017 ist fast vorbei, und oft bis zu diesem Zeitpunkt gute Absichten wie Schnee in der Sonne verschwunden. Gesünderes Leben zum Beispiel auch am Arbeitsplatz. Halten Sie an! Für die ‚gesunde Treffen‘ Trend wird sich fortsetzen in diesem Jahr wieder. Wie nähern Sie sich das? Hier sind unsere 10 Tipps gesund Treffen im Jahr 2017 zu bleiben.

1. Brainfood, Treibstoff für das Gehirn
Der Name sagt alles, Brainfood, Ihre Konzentration, Aufmerksamkeit und Gedächtnis verbessert. Immer praktisch während einer langen Sitzung oder mehrtägige Konferenz, wo Sie einige zusätzliche Energie nutzen könnten. Welche Lebensmittel sind der beste Kraftstoff für Ihr Gehirn? Denken Sie grünes Blattgemüse wie Spinat, rohe Schokolade, Nüsse und Samen. Fische wie Hering, Makrele und Forelle gefüllt mit guten Fetten und Omega-3, die die Verschlechterung der Gehirnzellen und die Produktion neuer Zellen stimuliert enserotonine hilft zu verhindern. Und das ist gut für die Stimmung!

2. Wasser, ideal Durstlöscher
Nichts falsch mit einem leckeren Cappuccino manchmal, aber wir werden auf jeden Fall in die Niederlande weg unzählige Tassen Kaffee den ganzen Tag tippen. Und obwohl die Forschung, dass Kaffee gezeigt hat - und vorzugsweise organisch - wirkt sich positiv auf Ihre Leistung, ist ein Überschuss an Koffein nie gut. Immer erlauben eine ausreichende waterop Konferenztisch, die in der Tat ist der ideale Durstlöscher. Viele Hotels und Konferenzzentren alle ausgefallenen Flaschen Mineralwasser serviert, sondern einfach eine Dose mit Leitungswasser ist so umweltfreundlich und lecker.

3. Organische und nachhaltige Mittagessen
Haben Sie ein Mittagessen Sitzung? Statt eines reichhaltigen Buffet - die oft die Hälfte bleibt - können Sie ein überzogenes Mittagessen mit mehreren kleineren, leichten Gerichten, Tapas-Stil wählen. Das Phänomen Speise geteilt - wo Sie zusammen Snacks teilen - wieder erscheint auch im Jahr 2017. Seien Sie sparsam mit alchohol, frische Fruchtsäfte sind eenprima Alternative. Wählen Sie Bio und Verwendung Teller und Besteck aus strapazierfähigem Material, wie zum Beispiel des schönen Disposables Natur Geschirr.

4. Weniger Fleisch, mehr Gemüse
Immer mehr Menschen wählen, um gelegentlich einen Tag Fleisch überspringen oder einen vegetarischen Lebensstil zu pflegen. Und warum nicht? Die Zeit, die Sie (Teilzeit) Vegetarier beim Geschäftsessen wie die ewig gefüllte Paprika oder gegrillten Ziegenkäse serviert wurde, ist wirklich schon lange nicht mehr. Tatsächlich spielt in vielen Top-Restaurants Gemüse genau die Rolle. Sie können überall mit ihnen gehen und es gibt so viele Variationen enbereidingen möglich, dass Sie wirklich das Fleisch oder Fisch auf dem Teller nicht verpassen. Grünes Gemüse wie Brokkoli und Spinat nehmen auch Ihr Eisengehalt auf dem Laufenden und sind bommetjevol Vitamine.

5. Gesundes Naschen ist nicht langweilig
Sie wissen, haben Sie verbringen Stunden in eenmeeting worden und plötzlich werden Sie von einem großen Gähnen Angriff überwältigt werden. Sie können kaum die Augen offen halten. Alarm: Ihr Blutzuckerspiegel ist auf ein Minimum gesunken, Ihr Körper für Zucker schreit. Statt eine Dose Cola zu ziehen ein paar Eröffnung der Celebrations Schachtel Pralinen zu machen, sollen Sie besser ein gesundes Lebensmittel Bar wählen (es gibt Dutzende von Varianten auf dem Markt gibt), eine Handvoll Nüsse, Stück dunkeler Schokolade oder eine Banane. In Banana ist Tryptophan, eine Substanz, die Ihre Stimmung hellt. Kombinieren eine Schüssel mit Tomaten, Gurken und Paprika mit einem glatten, wie Tauch hummous.

6. Überraschenderweise Frucht
Was Sie zu treffen sind, ein Obstkorb mit Äpfeln und Bananen werden nie weit weg sein. Ziemlich gut, aber ein bisschen langweilig. Eine schöne Alternative ist zum Beispiel der Granatapfel. Dies ist voll von Antioxidantien, die Ihr Stress halten nach unten gehen - was sehr praktisch bei einigen Sitzungen kommen kann. Es gibt alle Arten von exotischen Früchten zur Verfügung, die nicht nur lecker schmecken, sondern auch gut aussehen, wie Drachenfrucht und Rambutan (eine haarige Litschi).

7. Move it!
Bei Treffen bezeichnet viel schweigen, die auf den Körper anstrengend sein kann. Häufige Kurzwellenbruch so einsetzen, um nur die Muskeln werfen gelöst. Dann sind Sie konzentrieren Recht besser. Ein langer Tag treffen oder Brainstorming? Gehen alle zusammen oder zusammen eine kurze Yoga-Session oder Meditation wandern. Das ist nicht nur gut für die Kreativität, sondern auch förderlich für die Gruppenatmosphäre. Darüber hinaus bietet sie eine neue Perspektive.

8. sammeln Stehend: Effektiv und Gesund
Die Chancen stehen Sie haben bereits eine Stand Sitzung teilgenommen und das ist absolut richtig, wenn man bedenkt, dass ist gesünder effektive Treffen ohne Stühle. Forschung isgebleken eine Dauersitzung bis 34% schneller auf. Das ist, weil unser Gehirn große Schwierigkeiten damit hat, produktiv zu bleiben, wenn der Körper passiv ist. Wenn Sie sind, dann sind Sie eher dösen oder schnell Ihre E-Mails überprüfen. Darüber hinaus sammeln Stehen gesünder, denn wenn man dann Ihre Oberschenkelmuskulatur verwenden Sie sind!

9. Kein Marathon, sondern ein Walkathon
Ein Marathon von 42 Kilometern ist für jeden etwas nicht machbar, sondern eine organisierte walkathon ist eine geeignete Alternative. Walking ist in der Tat gut für das Herz und die Lungen, und Ihr Gedächtnis ist es besser.

10. Conscious = Gesund
Unterbricht die Sitzung für eine soziale oder nachhaltige Team-Building-Aktivität. Heute gibt es mehr soziale und Nachhaltigkeitsinitiativen in der Nähe von Ihnen, als Sie vielleicht erwarten. Überprüfen Sie Ihre Umgebung und fragen, um in Ihrem Netzwerk.
Sorry, es ist ein Fehler aufgetreten Meetingselect | Fachleute in strategischem Meeting Management und Experten in Suche nach Veranstaltungsorten. Mehr als 1000.000 Hotels und Veranstaltungsorte weltweit. Meetingselect | Fachleute in strategischem Meeting Management und Experten in Suche nach Veranstaltungsorten. Mehr als 1000.000 Hotels und Veranstaltungsorte weltweit. OK