Tijd, energie en kopzorgen besparen
Zelf een evenement registreren, betekent veel tijd kwijt zijn aan e-mails en telefoontjes van deelnemers. Een voordeel: alles in eigen handen houden, zorgt ervoor dat de stand van zaken te allen tijde duidelijk is.

Hulp bij het verwerven van goede en betrouwbare marketingdata
Voordat er begonnen kan worden met het opstellen van een registratieformulier moet duidelijk zijn wat het doel van de registratie is. Vraag alleen om informatie waar ook daadwerkelijk iets mee gedaan wordt.

Logistieke verrassingen vermijden
Wanneer een programmaonderdeel vol is, er kan niet meer op ingeschreven worden, dan kan hiervan melding worden gemaakt op de site. Het bericht wordt automatisch aan u gecommuniceerd.

Financiële zekerheid vinden
Meetingselect kan de betalingen naar wens registreren én innen. Om verwarring en problemen te voorkomen is de Stichting Derdengelden opgericht.

Weten wie zich wanneer op welke locatie bevindt
RFID staat voor Radio Frequency ID. Een RFID-tag toevoegen aan een deelnemersbadge biedt de kans om optimaal te beveiligen.


Congresregistratie van A tot Z

Meetingselect neemt de registratie van een evenement graag uit handen. Wanneer ervoor gekozen wordt het hele traject uit te besteden, dan is Meetingselect vanaf het moment van inschrijving tot en met de dag van het evenement het aanspreekpunt voor deelnemers. Er wordt ervoor gezorgd dat de deelnemers precies weten waarvoor ze geregistreerd zijn en wat er van ze verwacht wordt. Concreet houdt dat bijvoorbeeld in: het opzetten van een online inschrijfformulier, de registratie bevestigen, facturen versturen, registratiegelden innen, badges voorbereiden en de registratiedesk bemannen. Het is ook mogelijk een of meerdere delen van de registratie te laten verzorgen.

Het doel van de registratie
Voordat er begonnen kan worden met het opstellen van een registratieformulier moet duidelijk zijn wat het doel van de registratie is. Vraag alleen om informatie waar ook daadwerkelijk iets mee gedaan wordt. Is het nodig om een workshopindeling te maken omdat er beperkte ruimte in de zalen is, of om de sprekers te kunnen voorbereiden? Is de registratie een middel om te voorkomen dat jan en alleman op het evenement rondloopt? Of is er een verplichting om te registeren in het kader van de brandveiligheid? Noodzakelijk voor de catering? Zijn meer gegevens nodig dan naam en functie, bijvoorbeeld NAW-gegevens?

Aandacht voor veiligheid
Een goede badge draagt bij aan de veiligheid van een evenement. Badges zijn in allerlei soorten en maten verkrijgbaar, Meetingselect biedt ze allemaal aan: plastic of papier, bedrukt, gekleurd, groot, klein, met clip, met lanyard, met lampjes, noem maar op. Wie zich wil onderscheiden, kan ook letten op de bedrukking ervan. Een streepjescode op de badge die bij de ingang wordt gescand kan waardevolle marketinginformatie opleveren: wie is waar geweest en hoe lang? Een foto op de badge vormt een eenvoudige, maar doeltreffende veiligheidstest.

Push forward van gegevens: gebruik van een eigen database
Het is mogelijk om de database van de klant te koppelen aan het online registratieformulier. Bepaalde gegevens uit de database verschijnen naar wens automatisch op het inschrijfformulier van de deelnemer. Met betrekking tot de uitnodiging zijn er in dit geval twee opties. De eerste is dat de deelnemers voorzien worden van unieke login-gegevens waarmee ze rechtstreeks op de pagina terecht komen waar de gegevens staan. De tweede optie is een e-mail  met een unieke link per genodigde die toegang geeft tot het gedeelte van het inschrijfformulier waar de persoonlijke gegevens staan.

Een login-pagina
Om te voorkomen dat iedereen zich inschrijft voor het evenement, is het mogelijk om het online inschrijfformulier te beginnen met een login-pagina. De deelnemers krijgen bij de uitnodiging een persoonlijke login-code, waarmee ze toegang hebben tot het inschrijfformulier (al dan niet al gedeeltelijk ingevuld met persoonlijke gegevens die al bekend zijn). Een andere optie is om deelnemers zelf een login-code te laten verzinnen. Dit creëert een psychologische barrière om te voorkomen dat mensen zich inschrijven die eigenlijk geen 'interesse' hebben. Bekijk een demo voor een impressie van de mogelijkheden.

Categorieën deelnemers: verschillende mogelijkheden en prijzen
Typisch voor congressen is het bestaan van verschillende categorieën deelnemers met verschillende keuzemogelijkheden. Denk aan vips die gratis toegang hebben tot het normale programma en zich daarnaast kunnen opgeven voor een sociaal programmapunt. In tegenstelling tot deelnemers die een toegangsprijs moeten betalen en zich op moeten geven voor workshops. In een dergelijk geval kan het wenselijk zijn dat de deelnemers de verschillende keuzes niet op het registratieformulier kunnen zien. Dit voorkomt verwarring, fraude en verkeerde registraties. Om een en ander in goede banen te leiden, moeten de categorieën benoemd worden. Op het online registratieformulier kunnen keuzes zichtbaar of juist onzichtbaar gemaakt worden, afhankelijk van de categorie.

Online rapportages: overzicht houden
Zelf een evenement registreren, betekent veel tijd kwijt zijn aan e-mails en telefoontjes van deelnemers. Een voordeel: alles in eigen handen houden, zorgt ervoor dat de stand van zaken te allen tijde duidelijk is. Er is een manier om van beide te profiteren, uitbesteden en toch overzicht houden: door middel van online rapportages . Er is een aantal rapportages (deelnemerslijsten, samenvatting van de aantallen per onderdeel) dat online te bekijken is en dagelijks wordt geüpdatet. De klant krijgt een eigen login-code waarmee hij/zij op Meetingselect report site de rapporten kan opvragen van zijn of haar project. De report site krijgt naar wens de look and feel van de eigen site.

Meetingselect heeft de ervaring dat veel klanten het prettig vinden om 'los te laten' wanneer eenmaal besloten is om uit te besteden, maar op deze manier kan toch op ieder moment meegekeken worden.

Deelnemerslijsten en updates
De meest gebruikte overzichten zijn de deelnemerslijsten (in Excel) en de event summaries; overzichten van alle bijgehouden aantallen per categorie. Er zijn verschillende overzichten op maat mogelijk; handig in verband met catering, veranderingen in hotelreserveringen of deelname aan bepaalde workshops. Een ander overzicht is dat van de deelnemers die nog niet betaald hebben, de deelnemers die per bank hebben betaald of juist per creditcard. Van alle gegevens die bijgehouden worden, kunnen automatisch overzichten verschijnen. Van een kort lijstje tot een totaaloverzicht: het is allemaal mogelijk. Meestal volstaat een wekelijkse deelnemerslijst en event summary.

De nieuwste technieken: beveiligen met RFID
RFID staat voor Radio Frequency ID. Een RFID-tag toevoegen aan een deelnemersbadge biedt de kans om optimaal te beveiligen. Chip en antenne bieden de mogelijkheid deelnemersgegevens meteen in beeld te brengen wanneer de drager door een poortje loopt. Maar er zijn veel meer toepassingsmogelijkheden. Het is ook mogelijk er waardevolle marketinginformatie mee te verwerven; de drager kan gevolgd worden in zijn/haar activiteiten wat een beeld oplevert van voorkeuren. Op medische congressen kan het CME-puntensysteem meteen opgewaardeerd worden. Een RFID-tag is geen goedkope optie, dus een goede afweging van voor- en nadelen is hierbij belangrijk.

Lange rijen voorkomen: onsite scannen van een badge met barcode
Lange rijen bij de registratiebalie wil iedereen voorkomen en dat kan. Een veelgebruikte manier is het vooraf per post versturen van een deelnemersbadge met streepjescode. Met behulp van scanners kan vervolgens geregistreerd worden wie er op het evenement aanwezig zijn. De scanner (ook te huur voor één dag) wordt gelinkt aan een computer, zodat de registratienummers verwerkt kunnen worden. Daarnaast zijn geavanceerdere barcodes mogelijk, bijvoorbeeld een 2d-barcode waarin nog meer opgeslagen kan worden, waardoor de registratie nóg efficiënter kan verlopen.

Gepersonaliseerde badges met onderscheidingsmogelijkheden
Badges zorgen ervoor dat de namen van deelnemers bekend zijn, ze maken controle mogelijk en helpen een belangrijk handje bij het netwerken. Ze vormen ook een handig middel om de verschillende categorieën deelnemers herkenbaar te maken, bijvoorbeeld door middel van een gekleurde strook, verschillende opdrukken, logo’s, enzovoort. Er kan zo onderscheid gemaakt worden in sprekers, organisatie en reguliere deelnemers.

Verschillende soorten badges
Een plastic hoesje met badgepapier is de meest gebruikte vorm voor een badge. Over het algemeen wordt de voorkeur gegeven aan de grotere formaten (11 bij 8 cm). Hierop kunnen grote letters worden afgedrukt, wat de leesbaarheid ten goede komt. Een groot voordeel van deze badge is dat de voorbereiding op het laatste moment kan plaatsvinden; er kan zelfs ter plaatse worden afgedrukt.

Een andere veelvoorkomende badge is de 'zelfklevende' badge. Op een brief van A4-formaat is een strook aangebracht met een bedrukbaar stickervel. Door lostrekken en dubbelvouwen ontstaat een goed bruikbare badge. Voordeel is dat deze badge eenvoudig per post naar de deelnemers verstuurd kan worden. Alleen de nieuwe deelnemers komen aan de registratiebalie. Nóg een voordeel: het is een milieuvriendelijke oplossing.

Wat chiquer: er wordt ook regelmatig gebruik gemaakt van een badge in de vorm van een plastic pasje op creditcardformaat. Er zijn speciale printers voor nodig, die eventueel ter plaatse gebruikt kunnen worden voor nieuwe badges.

Ook bestaan daarnaast nog veel meer vormen. Denk eens aan een badge als eyecatcher in de vorm van een button of een lampje. De webshop van Parthen biedt volop inspiratie.

Persoonlijk programma op de badge
De voorkant van de badge is over het algemeen redelijk standaard: naam, bedrijfsnaam en eventueel land of stad. Maar de achterkant van je badge kan gebruikt worden om bijvoorbeeld het programma of de plattegrond op af te drukken.

Wanneer er sprake is van workshops, kan er ook een persoonlijk programma op afgedrukt worden. Handig, met tijden en locaties.

Het IOU-formulier: niemand binnen zonder te betalen 
Er is een prettige manier om ervoor te zorgen dat iedere deelnemer die binnen is, ook daadwerkelijk betaalt: een IOU-formulier (I owe you!). Deelnemers waarvan nog geen betaling geregistreerd is vullen hierop hun creditcardgegevens in en geven toestemming om drie weken na het congres, wanneer het bedrag nog steeds niet binnen is, het bedrag te vorderen via hun creditcard. Het is uiteraard wel van belang dat de vervaldatum nog geldig is, en dat de gegevens compleet zijn, inclusief handtekening. Dubbele betalingen en irritaties aan de registratiebalie worden hiermee voorkomen, terwijl de betaling redelijk zeker is. Meetingselect verstuurt deze formulieren een paar dagen voor het congres; op deze manier informeer je de deelnemer op een tactvolle manier.

Onsite ondersteuning 
Aan een registratiebalie, kunnen verschillende zaken geregeld worden:

Hostessen voor de piekuren: gemiddeld gaat Meetingselect uit van 1 hostess per 100 deelnemers. Uiteraard hangt dit af van de open betalingen en de duur van de verwachte piekmomenten.

Hardware: het aantal computers en printers dat Meetingselect meeneemt, hangt af van het aantal inschrijvingen. In alle gevallen wordt ervoor gezorgd dat er onsite badges aangepast en geprint kunnen worden.   
  
Innen van betalingen: Meetingselect beschikt over een pinautomaat waarmee met pinpassen en creditcards kan worden betaald. Betalingen in cash geld worden, in samenspraak met de klant, ook geaccepteerd. Daarnaast gebruikt Parthen regelmatig IOU-formulieren waarmee - zo nodig – later nog betalingen geïnd kunnen worden.

Scannen van badges: wanneer er badges met een streepjescode zijn uitgereikt, zal Meetingselect deze bij de ingang scannen met behulp van draadloze handscanners. De gegevens worden direct zichtbaar via een document op een gelinkte laptop.  

Belangrijk!
Alles is mogelijk. Of beter: er is heel veel mogelijk en Meetingselect denkt graag mee om alles mogelijk te maken. We beschikken over een ruime ervaring en brede kennis en delen deze graag. Wilt u van gedachten wisselen, meer informatie of een vraag stellen: voel u vrij om een e-mail te sturen of telefonisch contact contact op te nemen.